Изборът на една компютърна система може да бъде случаен, но елементът на случайността отпада, когато за две години са реализирани повече от 100 внедрявания. Различни по големина предприятия, държавни, областни и общински администрации   използват системата АКСТЪР ОФИС като основен инструмент за управление на документооборота и административните процеси.

ПЪЛНО УПРАВЛЕНИЕ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА

АКСТЪР ОФИС осигурява всички процеси, свързани с документа – завеждане, сканиране, извеждане, архивиране, групово редактиране, следене на измененията и версиите, управление на достъпа, както до описанието на документа, така и до неговия ”електронен оригинал”. Служителят има достъп само до онези документи, които длъжността му изисква, а  Ръководителят на организацията или неговият технически помощник могат само с няколко кликвания на мишката да намерят всеки документ. Използването на “ведомствен” или универсален електронен подпис е една от множеството вградени възможности на системата.  АКСТЪР ОФИС поддържа електронен архив на документите.  Със завършването на всяка преписка тя автоматично се архивира, а при необходимост по-късно може да бъде “активирана” отново. Всеки гражданин, поискал услуга, може да получи информация за преписката си посредством WEB справка.

УПРАВЛЕНИЕ НА АДМИНИСТРАЦИЯТА И АДМИНИСТРАТИВНИТЕ ПРОЦЕСИ

Всички процеси по възлагане на задачите, тяхното приемане от изпълнителя, отчитането на изпълнението и контрола им се извършват с помощта на системата. Ръководният екип може да проследи не само кога са възложени задачите и как са били изпълнени, но и какви документи са създадени. Възможността за регистриране на “технологични вериги” (WORKFLOW) за рутинно изпълняваните дейности създава строен ред в организацията и позволява детайлно да се контролират административните процеси. Технологичните вериги намаляват усилията по насочване на документите и формулиране на задачите. АКСТЪР ОФИС позволява да се извършва анализ на натовареността на всеки от служителите към даден момент или за различни периоди от време и с това дава възможност по-гъвкаво да се планира тяхната работата.

СИСТЕМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА КАЧЕСТВОТО

Системата АКСТЪР ОФИС облекчава процеса по разработка и внедряване на система за управление на качеството.  Въвеждането и използването на технологичните вериги е еквивалентно и формализирано описание на процедурите от “Наръчника по качеството”. Използването на АКСТЪР ОФИС гарантира, че всички процедури ще бъдат стриктно изпълнявани. Освен това всички дейности, свързани с поддържане на документацията на системата по управление на качеството, могат да се извършват с помощта на АКСТЪР ОФИС. Преминаването към пълен електронен документооборот и получаване на сертификат за внедрена система за управление на качеството ЕN ISO 9001:2000 от община Кнежа е добър пример, както за общинските, така и за държавните структури.